Uren- en onkosten
Registreer gewerkte uren en onkosten en krijg direct inzicht in de werkelijke personeelskosten van een project. Vergelijk geplande en gewerkte uren, controleer gemaakte onkosten en bepaal welke kosten onderdeel zijn van de nacalculatie of moeten worden doorbelast aan de opdrachtgever.
Uren registreren vanuit kantoor of onderweg
Medewerkers registreren hun gewerkte uren rechtstreeks in RentBuddy Next of via RentBuddy BackStage. Uren kunnen aan een project en werkzaamheden worden gekoppeld, zodat zowel de projectleiding als administratie direct inzicht heeft in de werkelijke personeelsinzet.
Zijn er meer uren gemaakt dan gepland? Dan worden deze zichtbaar in de nacalculatie en kun je bepalen of het meerwerk aan de opdrachtgever moet worden doorbelast.
Uren registreren met of zonder project
Eigen werksoorten gebruiken
Uren categoriseren per werkzaamheid
Begin- en eindtijd vastleggen
In- en uitklokken
Uren controleren en corrigeren
Uren laten bevestigen
Urenoverzichten per medewerker en project
Resultaat: Een complete en actuele urenregistratie zonder losse urenbriefjes of handmatige Excel-overzichten.
Contracturen & urensaldo
Leg per medewerker contracturen en werktijden vast en vergelijk deze met de daadwerkelijk geregistreerde uren. RentBuddy berekent het urensaldo, zodat je direct ziet of een medewerker plus- of minuren heeft opgebouwd.
Contracturen vastleggen
Specifieke werktijden vastleggen
Urensaldo automatisch berekenen
Overzicht per medewerker
Maand- en jaaroverzichten
Onregelmatigheidstoeslagen toepassen
Resultaat: Direct inzicht in het verschil tussen contracturen en daadwerkelijk gewerkte uren, inclusief opgebouwde plus- en minuren.
Verlofregistratie
Medewerkers vragen verlof aan via RentBuddy BackStage en zien zelf hun actuele verlofsaldo. Goedgekeurd verlof wordt meegenomen in de beschikbaarheid, zodat de personeelsplanning weet wanneer een medewerker niet inzetbaar is.
Verlof aanvragen via RentBuddy BackStage
Verlof goedkeuren of afwijzen
Verlof onder voorbehoud accepteren
Verlofsaldo bijhouden
Verlofuren verwerken
Overzicht van opgenomen en resterend verlof
Verlof meenemen in personeelsbeschikbaarheid
Resultaat: Medewerker, planning en administratie werken met hetzelfde actuele verlofsaldo en dezelfde beschikbaarheid.
Onkostenregistratie
Hotelovernachtingen, parkeerkosten, maaltijden en andere projectgerelateerde uitgaven kunnen direct door de crew worden geregistreerd via RentBuddy BackStage of RentBuddy Next. Voeg een kassabon of factuur toe en koppel de onkosten aan het juiste project en de juiste medewerker.
De geregistreerde kosten worden onderdeel van de nacalculatie, zodat ook uitgaven die onderweg worden gemaakt niet buiten beeld blijven.
Onkosten per project registreren
Onkosten categoriseren
Vaste tarieven vastleggen
Afwijkende bedragen signaleren
Onkosten koppelen aan medewerkers
Kassabon of factuur toevoegen
Bijlage verplicht stellen
Onkosten controleren en corrigeren
Resultaat: Geen losse bonnetjes of vergeten kosten en een complete administratie van projectgerelateerde uitgaven.
Controle & fiattering
Geregistreerde uren en onkosten kunnen eerst worden gecontroleerd voordat ze definitief worden verwerkt. Een crewchief kan registraties per project fiatteren, terwijl een leidinggevende de uren en onkosten van zijn medewerkers kan controleren.
Daarna bepaalt de administratie welke registraties definitief worden verwerkt. Na fiattering kunnen gegevens worden beschermd tegen verdere wijzigingen.
Uren en onkosten controleren
Correcties uitvoeren
Registraties goedkeuren of afwijzen
Fiattering door crewchief of leidinggevende
Extra controle door administratie
Gegevens na fiattering beschermen tegen wijzigingen
Volledige status van de controle inzichtelijk
Resultaat: Een controleerbare uren- en onkostenadministratie met duidelijke verantwoordelijkheden voordat gegevens definitief worden verwerkt.
Nacalculatie & doorbelasting
Pas na afloop weet je wat een project werkelijk heeft gekost. RentBuddy vergelijkt geregistreerde uren en onkosten met de oorspronkelijke planning en maakt verschillen zichtbaar in de nacalculatie.
Zijn er meer uren gemaakt of onverwachte kosten ontstaan? Dan bepaal je zelf of deze voor eigen rekening blijven of als meerwerk aan de opdrachtgever worden doorbelast.
Gewerkte uren per project
Onkosten per project
Werkelijke uren vergelijken met de planning
Personeelskosten meenemen in de nacalculatie
Meerwerk inzichtelijk maken
Extra uren of kosten doorbelasten
Resultaat: Direct zien waar planning en werkelijkheid van elkaar afwijken en zelf bepalen welke extra uren en kosten worden doorbelast aan de opdrachtgever.